Vuosi 2007 oli ylioppilaskunnan 96. toimintavuosi ja sitä luotsasi Jenni Laakson johtama hallitus. Edellisen hallituksen koulutuspoliittisena vastaavana toimineella Laaksolla oli puheenjohtajan tehtävään vaadittavaa kokemusta, joka tuli tarpeeseen toimintavuoden osoittautuessa poikkeuksellisen haastavaksi.

Vuotta leimasi työntäyteisyys

Tammikuussa Laakson hallitus loi itselleen kunnianhimoisen toimintasuunnitelman, jonka rakennetta oli ansiokkaasti kehitetty aiemmista vuosista: suunnitelma sisälsi konkreettisia tavoitteita ja toteutettavia projekteja. Suunnitelman kunnianhimoisuutta kuvasti työläiden projektien suuri lukumäärä ylioppilaskunnan resursseihin nähden ja se, ettei uusille, yllättäville hankkeille ollut varattu juurikaan voimavaroja.

Jälkiviisaasti voidaankin todeta, ettei tammikuussa 2007 osattu ennustaa riittävästi innovaatioyliopistohankkeen vaatimaa suunnittelupanosta ja sen vaikutusta ylioppilaskuntaamme. Toimintasuunnitelmassa oli kirjattuna massiivisia muutoshankkeita, joista osa toteutettiinkin suunniteltua laajempina. Esimerkkejä näistä ovat muun muassa eduskuntavaalivaikuttaminen, alumnitoiminnan kehittäminen, viestinnän siirtäminen perinteisestä tiedotuslehdestä yhteisölliseen, web-pohjaiseen viestintään sekä kansainvälisten asioiden sektorin integroiminen muihin sektoreihin.

Suuria hankkeita toteutettiin myös toimintasuunnitelman ulkopuolelta. Lyyra-palvelun tarkoituksenmukaisuuden arvioinnin sijasta edustajisto päättikin kevään viimeisessä kokouksessaan, että Lyyra-kortti pitää ottaa käyttöön jo syksyllä. Lisäksi
Arkadiankatu 28 -kiinteistöprojektia ei ollut huomioitu toimintasuunnitelmassa ja myöhemmin osoittautuikin, että hankkeen kehitystyö ja esimerkiksi rakennusluvan saaminen vaativat melkoisia ponnistuksia.

Hallitus vei edustajiston ohjauksessa toimintasuunnitelmaansa ansiokkaasti eteenpäin, mutta kiire ja paineet vaikuttivat jopa toimijoiden hyvinvointiin.

Suuret muutokset vaativat selkeätä toiminnan ohjausta

Loppuvuodesta KY:llä käytiin paljon keskustelua toiminnan ohjauksesta ja johtajuudesta. Näiden puute johtui yksinomaan siitä, ettei niitä ollut ennen tarvittu samassa mittakaavassa kuin nykytilanteessa; KY:llä on pärjätty ilman vahvaa johtajuutta, sillä hyväksi havaitut toimintatavat on voitu toistaa vuodesta toiseen ilman merkittäviä kehittämistarpeita. Nyt oltiin kuitenkin todella suurten muutosten edessä, ja ilman vahvaa ohjausta tavoitteet ja prioriteetit hämärtyivät ajoittain. Itseohjautuvuus, jonka pohjalta ylioppilaskuntamme oli pitkään voinut toimia, oli johtanut siihen, että kukin suoritti lukuisia hajanaisia tehtäviä ja moni uupui lopulta työtaakan ja muutosten alle.

Ansiokkaasti luotu toimintasuunnitelma ei lopulta toteuttanut tarkoitustaan, kun hallitus ei seurannut suunnitelman edistymistä, eikä edustajisto piitannut aiemmista suunnitelmista ohjatessaan hallituksen toiminnan suuntaviivoja. Yhtenä esimerkkinä tästä voidaan pitää kulttuurisektoria, jolle kirjattiin toimintasuunnitelmassa kaksi tavoitetta: käynnistää KY:n museoprojekti ja ottaa käyttöön sähköinen lipunmyynti. Molemmat jätettiin kuitenkin toteuttamatta ilman erillistä hallituksen päätöstä, ja toimijoiden resurssit suunnattiin sektorin kehityssuunnitelman kirjoittamiseen.    

Toimintaa kehitettiin päättäväisesti

Edustajisto, hallitus ja pääsihteeri ottivat kaikki opikseen ja ryhtyivät luomaan ylioppilaskunnalle ohjausmallia. Edustajisto hyväksyi ylioppilaskunnalle sen ensimmäiset arvot, mission, vision ja strategian, joiden avulla määriteltiin toiminnalle selkeät raamit ja suunta.

Hallitus puolestaan loi loppuvuodesta edustajistolle pohjamuistion toiminnan suuntaviivoista, johon se kirjasi omat näkemyksenä seuraavan vuoden toteutettavista projekteista. Lisäksi uudet toimijat saivat väistyvältä hallitukselta eväitä siihen, kuinka toimintasuunnitelman ohjaavuutta voitaisiin parantaa.
 
Toimintasuunnitelma ei kuitenkaan kykene ohjaamaan kaikkia toimintoja KY:n kaltaisessa palveluorganisaatiossa, joten syksyllä 2007 päätettiin ryhtyä järjestämään pääsihteerin ja sihteeristön välisiä kuukausipalavereita, joissa käydään kunkin osalta läpi tulevan kuukauden tavoitteet. Tehtäviä priorisoidaan kuukausittain toimenkuvan ja toimintasuunnitelman pohjalta määritellen tulevan kuukauden toiminnan painopisteet. 

Kuten vuosikertomuksen muista osioista voi lukea, toteuttivat vuoden 2007 toimijat monia suuria hankkeita. Lisäksi he saivat aikaan jotain sellaista, mitä tämän julkaisun sivut eivät riitä kuvaamaan - he kehittivät KY:tä toimintaympäristönä tulevia toimijasukupolvia varten, selkeyttäen ylioppilaskuntamme toiminnanohjausta suuren murroksen kynnyksellä.

Hallituksen puheenjohtaja pyysi minua pitämään jossain vaiheessa lyhyen koulutuksen valiokuntien puheenjohtajille valiokuntien johtamisesta.

Emme ole vielä sopineet tälle aikaa, enkä ole sen kummemmin vielä miettinyt koulutuksen sisältöä, mutta tässä yksinkertainen ohjenuora heti toiminnan alkumetreille. Mikael Saarinen ja Pauli Aalto-Setälä ovat kirjoittaneet neuvoni niin osuvasti, että siteeraan suoraan heidän kirjaansa Perkele! Tunneosaamisen oppikirja esimiehille (2007)

“Johtamisessa välitön toiminta on harvoin hyväksi. Vaikka esimiehenä tiedät, miten pitäisi toimia, jatkuva suunnannäyttäminen ei kehitä johdettaviesi itsenäisyyttä ja aloitteellisuutta. Täytyy oppia tunnistamaan, mikä on oikea hetki näyttää suuntaa ja johtaa. Ajoitus on erittäin tärkeä. On osattava olla hiljaa ja taustalla ja johtaa, kun on johtamisen aika.”

“Odottelu ja tilaisuuksien antaminen toisille on välillä turhauttavaa ja johtaa usein jopa virheisiin ja muihin pettymyksiin. Se on kuitenkin ainoa mahdollisuus, jos haluaa tavoitella tilannetta, jossa ei ole joukon paras asinatuntija vaan sen esimies.”

Vapaaehtoistoimijoiden johtamisessa on omat haasteensa. Miten luodaan hyvä yhteishenki? Miten vapaaehtoisia motivoidaan? Mitä tehdä jos joukossa on vapaamatkustajia? Miten toimia reiluna ja itsevarmana johtajana, kun porukassa on omia parhaita kavereita? Muun muassa näihin kysymyksiin saatte vastauksia koulutuksessa, jonka antia pyrin avaamaan aikanaan myös tänne blogiin.

Edellisessä kirjoituksessani kuvasin KY:n teoreettista hierarkiaa ja vallan jakaantumista käytännössä. Entä johtajuus, onko sekin KY:llä jakautunut tai onko sitä ylipäänsä?

Kadonnut johtajuus

Johtamiskirjallisuuden mukaan 90-luvun lopulla oli havaittavissa voimakkaita asennemuutoksia. Hierarkiasta ja perinteisen autoritaarisesta johtamisesta haluttiin eroon ja suuria kokonaisuuksia pyrittiin hajauttamaan pienempiin yksiköihin, joissa avainasemassa oli itseohjautuvuus. Osallistavan ja demokraattisen työympäristön nähtiin poikivan luovuutta ja kehittämishalua. Muutos ajautui kuitenkin melko pitkälle. Esimiehistä alettiin puhua mm. ”valmentajina” eikä termi ”alainen” ollut enää poliittisesti korrekti. Auktoriteetti ylipäänsä oli paheksuttavaa ja tämä näkyi jopa lasten kasvatustapojen muutoksessa – yhtäkkiä vanhempien piti olla lastensa kavereita.

Henkilöstön itseohjautuvuus on kuitenkin utopistista. Ilman johtajuutta toimintaa alkavat ennen pitkää ohjata henkilökohtaiset tarpeet ja mieltymykset sekä mukavuudenhalu.

KY ilman johtajuutta

Omassa ylioppilaskunnassamme on ollut jopa mahdollista pärjätä ilman vahvaa johtajuutta. Hyväksi havaitut toimintatavat on voitu toistaa vuodesta toiseen ilman merkittäviä kehittämistarpeita. Nykypäivänä jo pelkästään ympäröivä maailma kehittyy kuitenkin niin nopeassa tahdissa, että toimintatavat muuttuvat pakostakin.

Johtajuuden puute nousee vahvasti esille kun suuntaa, strategioita ja toimintatapoja pyritään muuttamaan. Kuluneen vuoden aikana tämä on näkynyt KY:llä suurten muutosten keskellä, kun ylioppilaskunnallemme on ensi kertaa kirjoitettu konkreettinen strategia, aloitettu suuren viestintäuudistuksen läpivienti, integroitu kansainvälinen sektori osaksi muita toimintasektoreita, uudistettu opiskelijakortti ja valmistauduttu kaikista suurimpaan muutokseen – yhdistämään ylioppilaskunnat tietyiltä osin yhdeksi yhteiseksi, uuden innovaatioyliopiston ylioppilaskunnaksi.

Muutoksen myllerryksessä KY kaipaisi selkeää johtajuutta, sillä muuten tavoitteet hämärtyvät ja prioriteetit katoavat. Itseohjautuvuus johtaa siihen, että kukin suorittaa lukuisia hajanaisia tehtäviä ja uupuu lopulta työtaakan ja muutosten alle.

Kuka johtaa?

KY:llä edustajisto luo strategian ja määrittää suuret linjat. Hallitus taas päättää toiminnan toteutuksen suuntaviivoista. Pääsihteerillä on vastuu toimia toimeenpanevan henkilöstön esimiehenä näissä puitteissa.

Tämän teoreettisen asetelman lukuisat ristiriidat paljastuvat, kun tarkastellaan esimiehen roolia seuraavasta näkökulmasta:

• Esimiehellä tulisi olla kykyä ja näkemystä kokonaisuuden hallitsemiseksi. Tämä vaatii pitkää ja monipuolista kokemusta. Kuka KY:llä toimii esimiehenä? Onko ylimmällä johdolla eli edustajistolla ja hallituksella kykyä hallita kokonaisuutta? Juuri heillä pitäisi olla kokonaisuudesta ja tulevaisuudesta vahvin näkemys.
• Esimiehen tärkeänä tehtävänä on konkretisoida yksikön tehtävä organisaatiossa ja osana yrityksen laajempaa kokonaisuutta sekä määritellä työntekijöiden henkilökohtaiset työtehtävät ja tavoitteet. Tässä suhteessa suuria haasteita asettaa se, että KY:n hallitus on ns. ”työhallitus”, jossa jäsenet toimivat itsekin ikään kuin työntekijöinä. Miksi hallituksen puheenjohtajuus nähdään niin usein esimiesroolina hallituksen jäseniin nähden? Kykeneekö hallitus toisaalta johtamaan itse itseään? Samaan aikaan hallituksen pitäisi kuitenkin kyetä määrittelemään raamit paitsi omalle toiminnalleen, myös pääsihteerin ja henkilöstön tehtäville ja tavoitteille.

Haasteita asettaa myös se, ettei johtajuudesta ole juuri kokemustakaan. Edustajiston ja hallituksen jäsenet ovat keskimäärin hieman yli 20-vuotiaita ja pääsihteeri on 26-vuotias.

Johtajuutta pelätään ja vältellään

Puhuessani ylioppilaskuntamme kehittämisestä kuulen usein voimakkaita vastalauseita kuten ”ei KY ole mikään yritys!” tai ”ei KY saa olla liian yrityksen kaltainen!”… Miksi ei? Mitä näillä vastalauseilla itse asiassa tarkoitetaan? Mitä pohjimmiltaan vastustetaan? Johtajuutta, selkeitä tavoitteita ja tehokkuutta?

Miten KY itse asiassa edes eroaa palveluyrityksestä, jolla on omistajat yhtiökokouksineen (edustajisto), yhtiön hallitus (KY:n hallitus), toimitusjohtaja ja talousjohtaja (pääsihteeri ja talousjohtaja, KY:n tapauksessa kollegoita) sekä työntekijät (sihteeristö ja muut toimihenkilöt)? 

Missä johtajuuden puute näkyy?

Suomen ylioppilaskuntien liitto (SYL) teetti viime keväänä MPS:llä työhyvinvointikyselyn kaikissa ylioppilaskunnissa. KY:n, kuten muidenkin ylioppilaskuntien suurin heikkous oli poikkeuksetta toimijoiden suuri työmäärä ja siitä johtuva uupumus. Heikoimpia pisteitä saivat kysymykset kuten ”uskon vielä 2 vuoden päästä pystyväni tekemään työtä tällä tahdilla” ja ”päivittäinen työaikani riittää työtehtävieni hoitamiseen”.

Yllättävää kyllä, KY:n hallitus antoi yhtä huonot pisteet kuin KY:n toimihenkilöt väitteeseen ”voin vaikuttaa omaan työmäärääni”. Tämä jos mikä kertoo siitä, että jokin on pielessä. Kenen siihen sitten tulisi vaikuttaa?

Mikä lääkkeeksi? Miten toimintaa sitten ohjataan? Miten ylioppilaskuntaa johdetaan? Siinäpä onkin pohdittavaa vuodelle 2008.

Edustajiston ja hallituksen toiminnasta määrätään ylioppilaskuntamme perussäännöissä: edustajisto käyttää ylintä päätösvaltaa ja hallitus johtaa ylioppilaskunnan toimintaa käyttäen ylioppilaskunnan hallinto- ja toimeenpanovaltaa kaikissa asioissa, joita ei ole määrätty edustajiston tai taloustoimikunnan ratkaistaviksi.

Pääsihteerin valtuuksista tai tehtävistä ei säännöissä juurikaan määrätä, vaan nämä on määritelty hallituksen hyväksymässä toimenkuvauksessa, jossa todetaan valtuuksista mm. seuraavaa: “Pääsihteeri on KY:n palvelutoimiston esimies… Pääsihteerillä on ratkaisuvalta KY:n varsinaisen toiminnan käytännön kysymyksissä. Rajatapauksissa on neuvoteltava hallituksen puheenjohtajan, asianosaisen hallituksen jäsenen tai asianosaisen valiokunnan puheenjohtajan kanssa.”

Täysin kiistattomana voidaan pitää sitä, että a) edustajistolla on ylin päätösvalta, b) hallitus on kokonaisuudessaan pääsihteerin esimies ja c) pääsihteeri on KY:n palvelutoimiston esimies, joten hän on ainoa jolla on direktio-oikeus (oikeus johtaa ja valvoa työntekoa) palvelutoimiston henkilökunnan suhteen.

Kun hallituksen nuija kopahtaa, tanssii pääsihteeri hallituksen pillin tahtiin. Kun puolestaan edustajiston puheenjohtajan nuija kopahtaa, marssii hallitus tasatahtiin torven tempoon.

Näin siis periaatteessa.

Se mitä tapahtuu ennen nuijien kopauttelua ja missä hengessä nuijia paukutellaan on kuitenkin ratkaisevaa, sillä armeijamainen hierarkiaan vetoamien aiheuttaisi KY:llä todennäköisesti vain ongelmia.

Käytännössä niin kauan kun edetään edustajiston asettamien suurten linjojen mukaisesti, hallituksen puheenjohtaja ja pääsihteeri ohjaavat toimintaa yhdessä; puheenjohtaja huolehtii siitä, että hallitus linjaa suunnan, ja pääsihteeri on sihteeristön kanssa mahdollistamassa linjausten mukaisen toiminnan toteutusta.

Lassen mukaan Sailaksella on näkymätöntä valtaa. No entä pääsihteerillä?

Edustajisto valitsee pääsihteerin aina kolmivuotiskaudeksi. Samainen edustajisto valitsee KY:n hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenet vuosittain. Useimmiten pääsihteeriltä edellytetään jo valintavaiheessa useamman vuoden kokemusta ylioppilaskuntatoiminnasta, kun taas valtaosalla hallituksen jäsenistä ei kokemusta ole kertynyt kuin jaosto- ja/tai valiokuntatoiminnasta. Pääsihteerin toimittua täysipäiväisenä työntekijänä KY:llä esimerkiksi puolet kaudestaan eli 1,5 vuotta, alkaa kokemusta olla jo huomattavan paljon.

Onko tässä vaiheessa järkevää, että pääsihteeri toimii puhtaasti hallinnon pyörittäjänä, vai voidaanko hänen kokemuksiaan ja kertynyttä asiantuntemusta hyödyntää enemmänkin? Missä asioissa pääsihteeri voi käytännössä vaatia päätösvallan itselleen? Kuinka paljon pääsihteeri voi esittelijänä vaikuttaa hallituksen päätöksiin? Entä kokousten ulkopuolella?  Tämänkö takia pääsihteerin kausi on rajattu kolmeen vuoteen? Onko pääsihteerin vaikutusvalta vaaraksi ylioppilaskunnalle? Millä tavoin pääsihteeri voi käyttää valtaa väärin tai ylioppilaskunnan edun vastaisesti?

Jotta homma pysyy tasapainossa, tarvitaan osaavan pääsihteerin lisäksi pätevä hallitus ja erityisesti kokenut ja osaava hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen jäsenestä uuden hallituksen puheenjohtajaksi nousevalla on tähän yleensä parhaat edellytykset. On ilo nähdä, että 2008 on jo kolmas vuosi peräkkäin, kun hallituksen puheenjohtaja on tällainen “kokenut konkari”.

Suomen ylioppilaskuntien liiton (SYL) puheenjohtaja–pääsihteeri-tapaamisessa keskusteltiin viimeksi puheenjohtajien ja pääsihteerien rooleista. Pääsihteerit listasivat hyvän puheenjohtajan ominaisuuksia ja puheenjohtajat hyvän pääsihteerin ominaisuuksia. Tässä tiivistelmä keskusteluista:

Hyvä puheenjohtaja

• johtaa kokonaisuuksia “mikromanageerauksen” sijasta. Kokonaisvaltainen johtaminen vaatii kokemusta ja osaamista, mutta toisaalta osaaminen johtaa usein helposti “mikromanageeraukseen”.
• osaa säilyttää kahdenkeskeisen avoimuuden ja luottamuksen puheenjohtajan ja pääsihteerin välillä. Vaatii molemminpuolista heittäytymistä ja absoluuttista luottoa toiseen, jotta voidaan olla ikään kuin “parhaita kavereita”.
• ei ole pääsihteerin talutusnuorassa.
• ymmärtää, että pääsihteerin rooli vaihtelee: paras kaveri jonka kanssa purkaa mieltään, kollega jonka kanssa kehittää toimintaa, “isällinen” neuvonantaja, ja hallituksen alainen.
• osaa ohjata pääsihteerin työtä (oikealla tavalla) tai edes antaa tukea.
• ymmärtää täysin hallituksen ja sihteeristön eron.
• pitää hallituksensa kurissa.
• ei nakita luvatta sihteereitä tai muuten ylitä rajojaan.
• osaa tehdä keskusteluntilan oikeaan paikkaan, eikä jää vatvomaan silloin kun pitää päättää.
• omaa riittävästi itseluottamusta.

Hyvä pääsihteeri

• kunnioittaa hallituksen päätöksiä
• ei tuputa mielipiteitään liikaa
• pitää puheenjohtajan ajan tasalla
• on luotettava ja kykenee ehdottomaan luottamuksellisuuteen
• osaa asettua uuden luottamushenkilöporukan tasolle, eikä vaadi heiltä liikaa
• kykenee muuntautumaan
• ottaa rauhoittavan roolin
• on helposti lähestyttävä ja keskustelukykyinen
• on ahkera ja joustava
• omaa esimiesvalmiutta ja on valmis kehittämään sitä
• on rehellinen ja suora

Onnittelut omasta puolestani uusille puheenjohtajille Katalle (hallituksen pj) ja Iivolle (edustajiston pj). Yhteistyöllä KY:llä toteutetaan ensivuonna suuria asioita.

Kylteri 3/2006 -lehden mahtipontisen kuvan yläpuolella komeilee otsikko”Langat käsissä? KY:llä vaihtui valta. Kylteri tenttasi uutta pääsihteeriä Kimmo Kääriää”. Itse jutun otsikko on kenties vieläkin mahtipontisempi: ”Kuulustelussa kukkulan kuningas”. Otsikot ovat hieman harhaanjohtavia, eikä kirjoituksen sisältö juuri valota KY:n pääsihteerin työtehtäviä tai hänen rooliaan KY:n arjessa. Ymmärsiköhän kirjoittaja ylipäänsä pääsihteerin roolin KY:llä? Hahmottikohan haastateltava silloin itsekään mitä pääsihteerin arki pitää sisällään?

Ainakin nyt, vuotta myöhemmin, kuva alkaa selkeytyä.

Inspiraatio tämän blogin avaamiseen on peräisin John Clarkelta, joka aloitti Nokian tietohallintojohtajana joulukuussa 2005. John kirjoitti havainnoistaan ensimmäisten 100 työpäivänsä aikana ja sai paljon palautetta ja kehitysideoita. Allekirjoittanut oli tuolloin töissä Johnin alaisessa yksikössä. Osana työtämme pyörittelimme ajatuksia mm. CEO-blogeista ja web 2.0:sta. Muun muassa tähän omaan kuuden vuoden Nokia-kokemukseeni olen peilannut ajatuksiani jo useamman kerran kuluneen vuoden aikana. Epäilemättä myös tässä blogissa tullaan näkemään vertauksia KY:n ja yritysmaailman välillä.

Pääsihteeri kirjoitti ennen muutaman Punakulman pääkirjoituksen vuodessa, muun muassa toivottaakseen uudet mursut tervetulleiksi. Nyt pääsihteeriä ei näy eikä kuulu senkään vertaa. Tämän blogin tarkoituksena on tuoda omia ajatuksiani KY:n käytävien ulkopuolelle. Kirjoittamalla pyrin selkeyttämään ajatuksiani sekä itselleni että muille.

Mitä ajatuksia? Mitä ihmettä se pääsihteeri sitten oikein tekee?Jos KY olisi yritys, niin pääsihteeri olisi sen toimitusjohtaja. Jos KY olisi valtio, niin pääsihteeri olisi tasavallan presidentti. Tämän tarkemmin on näin lyhyessä kirjoituksessa tehtävää mahdoton kuvailla. Uskon, että kuva selkeytyy muillekin pikkuhiljaa – siihen ainakin pyrin tulevissa teksteissäni.

Tarkoituksenani ei ole niinkään kirjoittaa poliittisia kannanottoja liittyen esimerkiksi innovaatioyliopistokeskusteluun – tämä on hallituksen tehtävä. Pikemminkin aion pohtia avoimesti KY:n toimintatapoja ja syventyä nuoren esimiehen haasteisiin – tarkastella KY:n toimintaa ennen tarvittaessa myös itsekriittisesti.

Haastan teidät osallistumaan tähän tarkasteluun ja pohdiskeluun – antamaan rakentavaa palautetta ja kehitysideoita.