Edustajiston ja hallituksen toiminnasta määrätään ylioppilaskuntamme perussäännöissä: edustajisto käyttää ylintä päätösvaltaa ja hallitus johtaa ylioppilaskunnan toimintaa käyttäen ylioppilaskunnan hallinto- ja toimeenpanovaltaa kaikissa asioissa, joita ei ole määrätty edustajiston tai taloustoimikunnan ratkaistaviksi.
Pääsihteerin valtuuksista tai tehtävistä ei säännöissä juurikaan määrätä, vaan nämä on määritelty hallituksen hyväksymässä toimenkuvauksessa, jossa todetaan valtuuksista mm. seuraavaa: “Pääsihteeri on KY:n palvelutoimiston esimies… Pääsihteerillä on ratkaisuvalta KY:n varsinaisen toiminnan käytännön kysymyksissä. Rajatapauksissa on neuvoteltava hallituksen puheenjohtajan, asianosaisen hallituksen jäsenen tai asianosaisen valiokunnan puheenjohtajan kanssa.”
Täysin kiistattomana voidaan pitää sitä, että a) edustajistolla on ylin päätösvalta, b) hallitus on kokonaisuudessaan pääsihteerin esimies ja c) pääsihteeri on KY:n palvelutoimiston esimies, joten hän on ainoa jolla on direktio-oikeus (oikeus johtaa ja valvoa työntekoa) palvelutoimiston henkilökunnan suhteen.
Kun hallituksen nuija kopahtaa, tanssii pääsihteeri hallituksen pillin tahtiin. Kun puolestaan edustajiston puheenjohtajan nuija kopahtaa, marssii hallitus tasatahtiin torven tempoon.
Näin siis periaatteessa.
Se mitä tapahtuu ennen nuijien kopauttelua ja missä hengessä nuijia paukutellaan on kuitenkin ratkaisevaa, sillä armeijamainen hierarkiaan vetoamien aiheuttaisi KY:llä todennäköisesti vain ongelmia.
Käytännössä niin kauan kun edetään edustajiston asettamien suurten linjojen mukaisesti, hallituksen puheenjohtaja ja pääsihteeri ohjaavat toimintaa yhdessä; puheenjohtaja huolehtii siitä, että hallitus linjaa suunnan, ja pääsihteeri on sihteeristön kanssa mahdollistamassa linjausten mukaisen toiminnan toteutusta.
Lassen mukaan Sailaksella on näkymätöntä valtaa. No entä pääsihteerillä?
Edustajisto valitsee pääsihteerin aina kolmivuotiskaudeksi. Samainen edustajisto valitsee KY:n hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenet vuosittain. Useimmiten pääsihteeriltä edellytetään jo valintavaiheessa useamman vuoden kokemusta ylioppilaskuntatoiminnasta, kun taas valtaosalla hallituksen jäsenistä ei kokemusta ole kertynyt kuin jaosto- ja/tai valiokuntatoiminnasta. Pääsihteerin toimittua täysipäiväisenä työntekijänä KY:llä esimerkiksi puolet kaudestaan eli 1,5 vuotta, alkaa kokemusta olla jo huomattavan paljon.
Onko tässä vaiheessa järkevää, että pääsihteeri toimii puhtaasti hallinnon pyörittäjänä, vai voidaanko hänen kokemuksiaan ja kertynyttä asiantuntemusta hyödyntää enemmänkin? Missä asioissa pääsihteeri voi käytännössä vaatia päätösvallan itselleen? Kuinka paljon pääsihteeri voi esittelijänä vaikuttaa hallituksen päätöksiin? Entä kokousten ulkopuolella? Tämänkö takia pääsihteerin kausi on rajattu kolmeen vuoteen? Onko pääsihteerin vaikutusvalta vaaraksi ylioppilaskunnalle? Millä tavoin pääsihteeri voi käyttää valtaa väärin tai ylioppilaskunnan edun vastaisesti?
Jotta homma pysyy tasapainossa, tarvitaan osaavan pääsihteerin lisäksi pätevä hallitus ja erityisesti kokenut ja osaava hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen jäsenestä uuden hallituksen puheenjohtajaksi nousevalla on tähän yleensä parhaat edellytykset. On ilo nähdä, että 2008 on jo kolmas vuosi peräkkäin, kun hallituksen puheenjohtaja on tällainen “kokenut konkari”.
Suomen ylioppilaskuntien liiton (SYL) puheenjohtaja–pääsihteeri-tapaamisessa keskusteltiin viimeksi puheenjohtajien ja pääsihteerien rooleista. Pääsihteerit listasivat hyvän puheenjohtajan ominaisuuksia ja puheenjohtajat hyvän pääsihteerin ominaisuuksia. Tässä tiivistelmä keskusteluista:
Hyvä puheenjohtaja
- johtaa kokonaisuuksia “mikromanageerauksen” sijasta. Kokonaisvaltainen johtaminen vaatii kokemusta ja osaamista, mutta toisaalta osaaminen johtaa usein helposti “mikromanageeraukseen”.
- osaa säilyttää kahdenkeskeisen avoimuuden ja luottamuksen puheenjohtajan ja pääsihteerin välillä. Vaatii molemminpuolista heittäytymistä ja absoluuttista luottoa toiseen, jotta voidaan olla ikään kuin “parhaita kavereita”.
- ei ole pääsihteerin talutusnuorassa.
- ymmärtää, että pääsihteerin rooli vaihtelee: paras kaveri jonka kanssa purkaa mieltään, kollega jonka kanssa kehittää toimintaa, “isällinen” neuvonantaja, ja hallituksen alainen.
- osaa ohjata pääsihteerin työtä (oikealla tavalla) tai edes antaa tukea.
- ymmärtää täysin hallituksen ja sihteeristön eron.
- pitää hallituksensa kurissa.
- ei nakita luvatta sihteereitä tai muuten ylitä rajojaan.
- osaa tehdä keskusteluntilan oikeaan paikkaan, eikä jää vatvomaan silloin kun pitää päättää.
- omaa riittävästi itseluottamusta.
Hyvä pääsihteeri
- kunnioittaa hallituksen päätöksiä
- ei tuputa mielipiteitään liikaa
- pitää puheenjohtajan ajan tasalla
- on luotettava ja kykenee ehdottomaan luottamuksellisuuteen
- osaa asettua uuden luottamushenkilöporukan tasolle, eikä vaadi heiltä liikaa
- kykenee muuntautumaan
- ottaa rauhoittavan roolin
- on helposti lähestyttävä ja keskustelukykyinen
- on ahkera ja joustava
- omaa esimiesvalmiutta ja on valmis kehittämään sitä
- on rehellinen ja suora
Onnittelut omasta puolestani uusille puheenjohtajille Katalle (hallituksen pj) ja Iivolle (edustajiston pj). Yhteistyöllä KY:llä toteutetaan ensivuonna suuria asioita.